Elaboración y diseño del plan de formación

Elaboración y diseño del plan de formación. Entramos en una etapa muy importante dentro del programa de formación, como la elaboración del Plan de Formación.

Podríamos decir que otra buena parte del éxito del proyecto va a decidirse en este punto, ya que el plan de formación implica la sistematización de una serie de actividades sobre las que sustentan todas las acciones formativas

La importancia de disponer de un Plan de Formación viene apoyada también porque es una forma de mejorar el aprovechamiento de recursos, facilitar sinergias y disponer de una visión global, organizada, planificada.

Con criterios bien definidos sobre lo que se persigue con las diferentes acciones.

A continuación presentamos una guía que proporciona las claves necesarias para elaborar un plan formativo de forma sistemática.

Contemplando en su inicio los resultados de fases anteriores (como los objetivos generales o la detección y priorización de necesidades)

En primer lugar, para la correcta implementación de esta guía será necesario tener en cuenta los siguientes aspectos

Presupuesto: Estimación del coste de la no satisfacción de las necesidades no detectadas y la estimación del coste de las acciones a desarrollar

Diseño: Tipo de acciones (continuas o puntuales) , determinación de objetivos de cada acción, programación de acciones, sistemas de evaluación y seguimiento y análisis de costes

Planificación de las acciones: determinando el agrupamiento de los colectivos que participan, los formadores, el calendario de cada acción y las posibles sinergias

Seguidamente, es importante que los gestores de la formación impliquen al máximo a los que han sido detectores de necesidades formativas, en el proceso de diseño y programación de las actividades.

Así como en la definición de mejoras que esperan obtener tras la formación.

Elaboración del plan de formación

Ventajas del programa de formación.

Sin duda, en esta fase puede ser interesante reflexionar sobre aquellas ventajas o elementos positivos que proporciona al conjunto de la organización un programa de formación bien gestionado. En la relación siguiente destacan alguna de ellas

Ventajas del programa de formación

• Incremento del nivel de de competitividad de la empresa
• Mejora del rendimiento y la eficacia en función a los aprendizajes aplicados al puesto de trabajo
• Ayuda a la difusión de una cultura de empresa que se apoya en la actualización e innovación
• Posibilita la polivalencia del personal, flexibilidad y movilidad de puestos de trabajo
• Facilita la adecuación persona-puesto, persona-organización, persona-grupo
• Potencia el desarrollo personal, la integración y motivación hacia los objetivos de la empresa
• Se organizan recursos que se puedan aprovecharse en otros ámbitos de gestión
• Posibilita la atracción y retención de buenos candidatos y empleados
• Permite la creación de un grupo de formadores internos en algunas áreas
• Es una herramienta para el desarrollo de otros programas de RR.HH (selección, planes de carrera, comunicación interna)
• Adaptación a nuevas tecnologías, conocimiento de nuevos procesos y/o formas de trabajar
• Evita la obsolescencia de los conocimientos
• Facilita las evoluciones tecnológicas y organizativas
• Facilita las relaciones entre distintas áreas funcionales, aprendizaje de los éxitos y errores de otras áreas.

Amenazas del programa de formación:

No obstante, también nos podemos encontrar con que el programa de formación moviliza en algunos ámbitos o colectivos de la organización ciertas “amenazas” o resistencias al ser implementado.

En primer lugar. hemos creído interesante incluir algunas de las principales para que los gestores de la formación puedan actuar y neutralizarlas.

Por ejemplo a través de la implicación del personal en la actualización e innovación y generando canales fluidos de comunicación.

Plan formativo a medida

Amenazas del programa de formación

• Actividades programadas sin una clara conexión con las necesidades detectadas (esfuerzos e inversores inadecuados)
• Deficiente información sobre las acciones programadas a colectivos implicados
• Expectativas de los participantes en algunos cursos
• Más conocimientos = promoción.
• Mas conocimientos = incremento salarial
• Calendario/horarios/infraestructura poco adaptados a los implicados en las acciones formativas
• Escasa implicación o planteamiento de dificultades por parte de la Línea de Mando en las diferentes etapas de la gestión formativa
• Sentimiento de pérdida se status de la Línea de Mando
• Resistencia de los Mandos a prescindir del personal para que asistan a las actividades formativas
• Temor a que después de la formación se exija mas
• En casos de formación para planes de carrera, clarificación de la política de promoción
• “Fuga de cerebros” o de personal con potencial de futuro, después de haber sido formados
• Inversión económica, infraestructura y dedicación de todos los colectivos implicados
• Mentalidad de “funcionario” (adaptación a la rutina) para que necesito formarme si ya estoy haciéndolo bien

Es mas, la diferencia que marca este instrumento, es el hecho de que la programación está referida a las actividades o tareas cuyo aprendizaje se dará en el puesto de trabajo.

Para ello deben ser identificadas las áreas de actividad (AA) o tareas de trabajo (TT) y descompuestas en fases u operaciones.

Para cada fase se describirán los conocimientos técnicos, destrezas o habilidades necesarias y estándares a conseguir, se indicara también el nivel de necesidad de apoyo a cada participante según la siguiente escala

• Co= constante
• Fr= frecuentemente
• Ci=Circunstancial
• No= No necesita

Criterios para agrupar colectivos

Este instrumento permite determinar qué tipo de agrupación homogénea o heterogénea es la más interesante basándonos en el tipo de necesidad detectada y los objetivos prioritarios de mejora a través de la formación.

Plan de formación

En primer lugar, la combinación de los diferentes criterios de agrupación de los objetivos prioritarios permite analizar las diferentes opciones y determinar la más adecuada para cada caso.

Seguidamente, se indican como posibles criterios de agrupación:

A: Personas que ocupan puestos de trabajo con las mismas tareas o actividades

B: Personas de un mismo departamento o área funcional

C: Solo personas de una determinada nivel jerárquico en la misma área o función

D: Diferentes niveles jerárquicos de diferentes áreas funcionales

E: Solo personas de un determinado nivel jerárquico de diferentes áreas funcionales

F: Por nivel de motivacion hacia el contenido de la acción formativa

G: Por interés comunes hacia la acción formativa

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Elaboración y diseño del plan de formación

Ejemplos de plan de formación

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Plan formativo a medida

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