Proceso de implementación inventario RR.HH

Proceso de implementación inventario RR.HH

Una vez apuntados los posibles contenidos de un inventario, en el presente apartado se ofrece una visión, que cada empresa deberá adaptar a la realidad, de que proceso puede seguirse para poner en marcha u optimizar, si ya existe algo similar, un inventario de RR.HH.

Fase 1. Análisis de necesidades

Es indudable que el primer pasó de un proceso de cambio que culmina con la implementación del proyecto es establecer cuál es la situación actual y compararlo con la situación final deseada

En este caso, determinar qué sistema de información de Personal tiene la organización, en qué medida corresponde a las necesidades actuales y cómo responderá a las necesidades que se prevén en el futuro para la empresa en esta área. De este análisis se obtendrá un listado de carencias, necesidades y posibles mejoras a conseguir. Una tarea importante de esta fase es priorizar este listado con la finalidad de maximizar la eficacia del programa y adecuarlo a las prioridades de la empresa.

Fase 2. Planificación

Tras la detección, en esta fase se toman las primeras decisiones respecto a la mejor manera de satisfacer necesidades, es decir, concretar los objetivos del inventario, determinar los colectivos implicados (como usuarios/responsables) establecer un primer calendario y posibles costes del proyectos. Es en esta fase donde se establecer las líneas maestras en las que se basara el diseño del proyecto

Fase 3 Aprobación y comunicación

La necesidad de la participación y compromiso de las personas en los programas de la empresa es evidente, sin embargo en un proyecto de inventario de RR.HH, no se va a pedir que aporte su trabajo o implicación para el desarrollo del mismo (en la mayoría de los casos) sino que se le pedirá un conjunto de datos que las personas puedan considerar solo de su incumbencia, o que en el mejor de los casos, no perciba la necesidad y utilidad de aportarlos

Estas actitudes de reserva pueden ser potenciadas por los dos principales temores que puede despertar un inventario de RR.HH

  • Temor al control
  • Temor a quinen va tener acceso a la información

Es vital para el normal desarrollo del inventario, sensibilizar y poner énfasis en dos puntos;

  • La confidencialidad con que serán tratados
  • Mutuo provecho que supone para la empresa y para los integrantes de la misma, la existencia del inventario

Fase 4. Diseño e informatización

Esta es la fase central del proceso y durante la misma tendrán lugar las acciones y tareas que cristalizaran con la elección de los contenidos y su organización e informatización en el cuestionario de recogida de datos. Sin embargo, no solo es este producto el que determina la relevancia de esta fase, ya que deben tomarse una serie de decisiones que están relacionadas con el cuestionario o con los datos que se obtendrán de el (A nivel de análisis y de información)

Quien y que campos contestaran los colectivos implicados, como se pondrá en marcha la recogida de informaciones que tipo de análisis se va a aplicar a los datos y que interacciones nos interesa determinar.

Es el momento asimismo de determinar a través de que programas y/o medios informáticos van a ser tratados los datos recogidos, deben valorarse la capacidad y posibilidad de los citados medios para permitir interacciones de campos o bloques de datos entre si, según se hayan definidos los objetivos y necesidades requeridas para el posterior análisis de datos.

Actualmente la utilización de sistemas informáticos cada vez mas potentes en las empresas, facilita el tratamiento y el manejo del volumen de datos. Sin embargo es necesario tener en cuenta el tiempo necesario para alimentar con todos los datos del programa informático

Fase 5. Implementación

Concluido el diseño y la informatización, llega el momento de comunicar la puesta en marcha, la temporalización y la distribución de cuestionarios con las consignas para su cumplimentación. Es probablemente junto con la fase de información la que llevara más tiempo

Fase 6. Recogida de datos

Tras la culminación de la fase anterior, pudiera parecer que el inventario de RR.HH como tal ya está terminado puesto que tenemos la base de datos para las consultas oportunas. En cierto sentido es así, pero no hay que olvidar la decidida vocación del inventario como un proyecto de desarrollo de RR.HH en este sentido hay que considerar que valor puede aportarle a la empresa los contenidos de la base de datos, con que otros proyectos de RR.HH pueden interrelacionarse y aportar elementos de valoración de los diferentes colectivos de la empresa

Fase 7. Mantenimiento

El proceso desarrollado hasta ahora y que culmina con los productos obtenidos, tendría una utilidad limitada por el tiempo si  o se establecen plazos para su actualización (datos procedentes de nuevas incorporaciones o de evolución de los existente, o de otros proyectos de RR.HH) Como las personas, la empresa vive nuevos acontecimientos, nuevas necesidades y afronta retos para asegurar su futuro, esto puede hacer que resulte interesante, además de incluir los nuevos datos, revisar y/o añadir campos a combinar las interacciones entre ellos para que respondan a las nuevas necesidades y prioridades fijadas por la empresa

 

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