Identificación de necesidades formativas

Identificación de necesidades formativas

Fase 1: Gestores-Responsables-Tareas-Recursos

Una vez definido el marco global en el que se desarrolla el proyecto de Formación, el primer paso en el itinerario gestor de la formación debería acometer la nada fácil misión de identificar de forma clara y precisa que necesidades existen en el seno de la organización en materia formativa

Sería conveniente también tener en cuenta quien las ha detectado, con qué instrumentos, a través de qué medios, en que propuestas de concreta, que objetivos y mejoras pretender alcanzar

A continuación, se detallan las principales tareas de los Gestores y Responsables en esta etapa

Flujos de proceso

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Flujos de proceso

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Panel de fuentes de detección de necesidades formativas

La detección de necesidades debería ser el punto de partida para abordar el tema de la formación pero ¿Cómo hacerlo? ¿Con que medios, recursos y de que canales se dispone para la detección?

A continuación presentamos un modelo en el que se recogen, en forma de ejemplo, diferentes fuentes o canales a través de las cuales los Gestores de la Formación y la Línea de Mando, pueden detectar estas necesidades, con la indicación del ámbito al que afectan en la organización

  1. Corporativo; toda la empresa
  2. Funcional; Departamento o área de trabajo
  3. Colectivo; equipo o grupo de trabajo
  4. Personas individuales

Cada persona debería identificar sus propias fuentes, haciendo una selección de aquellas más idóneas según un doble criterio

  1. En función de la coyuntura empresarial y las prioridades de gestión
  2. Por ser más accesibles o permitir un mejor o mayor tratamiento de la información

A partir de aquí es prudente realizar una búsqueda y tratamiento de materiales relativos a esas fuentes, contrastando las informaciones obtenidas con otros instrumentos de detección de necesidades y con las opiniones de mandos y miembros de la organización

Panel de fuentes de detección de necesidades

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Análisis de la demanda formativa

Una de las vías por donde llegan al Dto de RR.HH o formación demandas de formación es la Línea de Mando. Algunas veces, tales demandas son poco precisas, impulsivas y no tienen claro que objetivos pretenden. Para ayudar a sistematizar y clarificar, estas demandas, se presenta a continuación un instrumento de gestión, en el que se destacan como aspectos básicos, explicar por el detector de la necesidad

  • Descripción de la necesidad de formación y personas implicadas en la misma
  • Indicadores de la situación actual
  • Objetivos concretos de aprendizaje

El instrumento añade además una ESCALA DE MEDICIÓN DEL CAMBIO que permite contrastar las diferencias entre el nivel de entrada de los participantes en la acción formativa (valoración del detector) y los resultados del cambio producido dos meses después del periodo de formación (también por el mismo detector)

Análisis de la demanda formativa

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Entrevista de detección de necesidades

Otra alternativa para detectar necesidades formativas en la organización es utilizar la técnica de la entrevista en este ámbito. Puede servirse de los gestores de formación y la Línea de Mando para obtener información directamente de los empleados

La entrevista permite profundizar en temas de interés y posibilita aclarar conceptos confusos. Además el entrevistado puede expresar más abiertamente cuestiones que son de interés o preocupación para la realización de sus tareas

Es necesario, sin embargo contrastar y complementar la información obtenida con otros instrumentos, adecuándola a las necesidades de la empresa

Modelo de guion de entrevista

Cuestionario

  1. ¿En qué actividad o tarea se producen mayores retrasos o nº de errores?
  2. ¿Cuál/es cree que son sus puntos débiles en el desarrollo de la actividad?
  3. ¿Se planifica usted mismo la tarea o se la planifica su superior jerárquico?
  4. Si se la planifica su superior jerárquico ¿Cuáles son los puntos de desacuerdo ¿ respecto como hacer su trabajo, Calendario o fecha de entrega de resultados,Otros motivos
  1. Si se planifica usted ¿cree mejorables conocimientos y metodología en esta tarea de planificación?
  2. Desde el punto de vista de los conocimientos técnicos o en términos relativos a su trabajo ¿se han producido últimamente cambios o novedades que usted todavía no domina?
  3. Respecto a sus habilidades y destrezas con las que desarrolla su trabajo ¿en cuáles de ellas usted que necesita cualificarse o perfeccionase?
  4. Qué necesidad tiene usted de conocer metodologías y procesos de puestos de trabajo cercanos al suyo?

Autoanálisis de necesidades

Como último instrumento para identificar necesidades formativas, presentamos la propia visión (autoanálisis) de un grupo homogéneo de personas de la organización.

A partir de un problema planteado, el grupo expone las ideas para el máximo rendimiento en el puesto de trabajo (columna 1) A continuación el grupo expone los conocimientos o técnicas que se requieren para poner en práctica las ideas expresadas (columna 2) . El grupo analiza los citados conocimientos y señala (columna 3) aquellos que según su criterio, necesitan para su aplicación por parte del grupo de una acción formativa

Como ventajas del autoanálisis hay que señalar la participación del grupo en determinar sus propias necesidades de formación, así como que nos puede aportar informaciones sobre sus necesidades iniciativas en procesos de trabajo, mejoras de gestión.

Como principal inconveniente destaca que puede no existir coincidencia entre las necesidades obtenidas por el grupo y las explicaciones por los propios jefes

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Si tienes alguna consulta, escribe un e-mail a consultoria@tempo-consultoria.com o llama al 93 611 63 60

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