Auditoria de la formación

Auditoria de la formación

La auditoria tiene la finalidad de observar el conjunto de fases de trabajo realizadas, desde el inicio en la detección de necesidades hasta las etapas finales evaluativas, midiendo y contrastando la pertinencia y el rigor del método empleado de fiabilidad de los instrumentos utilizados, la cantidad y coste de los recursos invertidos

La auditoria es la revisión de “el cómo y por qué”, añadiendo “lo que se podría haber hecho” es decir, mostrando alternativas a lo realizado

Sin duda, el grado de minuciosidad que requiere la labor de auditoria, con el consiguiente coste, aconseja su realización solo cuando el volumen del Plan o número de acciones justifica su empleo

Presentamos a continuación una guía de las distintas fases de Auditoria, que nos facilita tener una visión global de lo que es y cómo llevar a cabo una Auditoria de Formación.

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Puntos clave e indicadores para la auditoria de la identificación de necesidades

  1. Determinar cómo son identificadas las necesidades colectivas y con qué frecuencia se revisan los datos
  2. Determinar cómo son identificadas las necesidades individuales
  3. Examinar cómo son seleccionadas las personas para los cursos
  4. Constatar si existen Hojas de Solicitud, examinadas para determinar si los jefes identifican mejores esperadas en los resultados de trabajo
  5. Papel de los directivos en la identificación de necesidades/grupales
  6. Determinar si los responsables de formación perciben que los directivos realizan una aportación adecuada a la identificación
  7. Impacto en el trabajo operativo, cuando la formación no tiene calidad/utilidad

     Indicadores

  1. Los estudios de necesidades de formación colectivas no se dirigen a los grupos claves, incluso cuando estos presentan una amplia demanda de formación o tienen dificultades para conseguir sus objetivos
  2. No está clara la relación de los cursos con el puesto de trabajo
  3. Necesidades de formación establecidas hace mucho tiempo y que no han sido revisadas
  4. Las hojas de solicitud no especifican porque un curso determinado ha sido recomendado y que mejoras se esperan del puesto como resultado de la formación
  5. Determinar el grado en que los jefes aplican la formación, como más gratificación que mejora
  6. Los directivos tienen límites para presentar propuestas que no estén ligadas a procesos de trabajo operacional

Puntos clave e indicadores para la auditoria del análisis y priorización de necesidades

El siguiente instrumento facilita una serie de indicadores que permiten constatar la idoneidad de los criterios que han decidido la aprobación o denegación de las acciones formativas detectadas

Los interrogantes a clarificar son:

Quien ha participado en el análisis?

  • Quien ha tomado las decisiones?

-¿Cuáles han sido los criterios para la toma de decisiones (prioridades organizacionales, pactos?

¿Por qué han sido aprobados o denegados cada uno de los cursos o acciones formativas?

Puntos claves e indicadores para la auditoria del análisis y priorización de necesidades

  1. Determinar si los especialistas en formación consideran que se está llevando a cabo las mejores alternativas de formación para la organización
  2. Comprobar los mayores gastos realizados y analizar qué alternativas de coste/beneficio fueron consideradas
  3. Donde no haya alternativas, examinar una muestra de cursos y analizar si se pueden conseguir caminos logísticos y didácticos mas eficientes
  4. Determinar las alternativas que fueron rechazadas, las consideradas y el porque
  5. Revisar la relación de previsiones de formación para cada área de organización. Identificar áreas donde las previsiones no aparezcan tener relación con el trabajo o existan alternativas menos costosas
  6. Determinar los plazos de revisión de formación
  7. Revisar los análisis y recabar información sobre costes y beneficios fueron evaluados y la alternativas consideradas para seleccionar las más eficientes
  8. Determinar si los recursos son elegidos con arreglo a las prioridades
  9. Analizar si hay áreas discriminadas positiva o negativamente en la priorización de necesidades

Indicadores

  1. Los especialistas de formación no ayudan a los directivos de línea para que propongan alternativas más apropiadas
  2. Algunos costes de formación son conocidos pero los análisis no lo consideran beneficios u otros componentes derivados de la consecución de objetivos

Puntos clave e indicadores para la auditoria de recursos de formación

La auditoría de Recursos de Formación tiene como finalidad verificar que los recursos que se han destinado a la formación son los idóneos (relación eficacia/coste) y que se han asignado de acurdo con las prioridades fijadas

Deberán analizarse:

-Criterios de asignación de recursos

-Grado de eficacia actual y posibles alternativas menos costosas o más eficaces

Frecuencia de utilización o revisión de los recursos

-Coherencia de los recursos con los objetivos de aprendizaje

A continuación se expone un listado de puntos clave e indicadores para llegar a cabo el análisis comentado

Puntos claves e indicadores para la auditoria de recursos de formación

  1. Determinar quien establece las prioridades de formación
  2. Determinar cuáles son las prioridades de formación
  3. Determinar si los recursos fueron elegidos con arreglo a las prioridades
  4. Relacionar el efecto de que falle la relación de prioridades con los costes, la consecución de objetivos y la utilidad de recursos
  5. Elaborar junto con los formadores, índices de utilización de recursos
  6. Si los recursos aparecen infrautilizados, establecer las causas y si han sido consideradas alternativas (en relación a su coste /beneficio)

Indicadores

  1. Las prioridades no están determinadas, los presupuestos no están organizados o están organizados para que el primero que solicite los recursos los obtenga
  2. Los recursos están divididos en partes iguales entre las unidades de la organización
  3. No existen estadísticas de utilización de recursos
  4. Los recursos aparecen infravalorados

Puntos claves e indicadores para la auditoria de costes de formación

Este componente de la auditoria nos permite verificar si la asignación presupuestaria se ha realizado bajo criterios de la mejor inversión y comprobar cómo se ha gastado

No obstante, la auditoria de costes requiere una cierta inversión de tiempo, por el análisis minucioso que supone esta fase, además podemos encontrar dificultades de proyección de otras alternativas de coste para las acciones formativas realizadas

En cualquier caso, es conveniente verificar

Existencia o no de control presupuestario

Que se ha gastado lo presupuestado y si no determinar las razones y la cuantía de las posibles diferencias

Identificar posibles gastos en acciones de formación que parecen no tener relación con el trabajo.

Se presenta a continuación un listado de puntos clave e indicadores para realizar esta auditoria

Puntos clave e indicadores para la auditoria de costes de formación

  1. Revisar los análisis y entrevistar a los responsables de formación para conocer si los costes y beneficios fueron evaluados y las alternativas consideradas para seleccionar las más eficientes
  2. Revisar la relación de previsiones de formación por cada área específica de la organización
  3. Si no se produce, determinar las razones por las que o existe un control presupuestario
  4. Valorar la diferencia entre lo presupuestado y lo gastado en una muestra de cursos
  5. Estimar la cuantía adicional que suponen los costes de las actividades no registradas
  6. Determinar si en los análisis de costes se tienen en cuenta los costes directos y los indirectos derivados de las acciones formativas
  7. Identificar áreas de la organización en que las previsiones no parecen tener relación con el trabajo y donde puedan existir alternativas menos costosas
  8. Comprobar los mayores gastos realizados y analizar qué alternativas de coste/beneficios fueron consideradas
  9. Identificar ejemplos de gastos de formación que los especialistas o los directivos deberían haber cuestionado

Indicadores

  1. Algunos costes de la formación son conocidos, pero los análisis no consideran beneficios u otros componentes derivados de la consecución de los objetivos
  2. En las entrevistas a directivos se encuentra que hay realizaciones de formación que no se recogen en los presupuestos
  3. Los presupuestos de formación no parecen controlarse cuidadosamente, previsiones, costes reales
  4. A hora de controlar los costes, solo se tienen en cuenta los costes directamente derivados de las acciones formativas: materiales, alquiler de salas, equipos, gastos de consultorías externas y no los indirectos; horas dentro del horario laboral, costes de administración de formación, etc.

Si tienes alguna consulta, escribe un e-mail a consultoria@tempo-consultoria.com o llama al 93 611 63 60

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